일의 우선순위를 정하는 노하우

인류가 지금보다 훨씬 단순한 라이프스타일을 영위하던 농경중심의 사회에서는 일의 우선순위를 따로 고민할 만한 일이 많지 않았습니다. 계절 과 절기에 따라 정해진 업무를 수행하면서 혹시 닥칠지 모르는 자연재해를 대비하는 정도가 전부였고, 이 시절에는 부지런함이 최고의 업무처리 능력이었습니다. 하지만 인간은 점차 자연으로부터 멀어지는 산업화를 선택했고, 산업화가 고도로 진행된 지금의 디지털시대에서는 그물처럼 얽혀진 복잡다단한 업무를 꼬이지 않게 정리해서 풀어내는 ‘집행력’이 업무처리능력을 결정하는 중요한 요소로 자리 잡게 되었습니다. 집행력이란 뇌의 여러 가지 활동을 통합적으로 활용하여 문제해결을 위해 전략적인 판단을 내리는 능력을 말합니다. 한 때 TV프로그램을 통해 명문대생일수록 단순한 지능지수보다 집행력이 우수하다는 사실이 알려지면서 학부모들 사이에서 이른바 진짜 ‘공부머리’로 화제가 되기도 했습니다. 그런데 이 집행력은 훈련을 통해서 발달시키는 것이 가능하므로 평소 생활과 업무를 통해 업그레이드시키려는 노력이 필요합니다.

첫째로 꼭 해야 하는 일과 하지 않아도 되는 일을 구분하라. 일의 우선순위를 정하는데 있어 가장 먼저 결정해야 하는 일임에도 불구하고, 의외로 대충 넘어가는 경우가 많은 과정입니다. 우선순위를 정하다보면 당연히 정리될 것이라는 생각 때문인데 이를 소홀히 한 탓에 나중에 업무끼리 꼬이는 경우가 많습니다. 비교적 어렵지 않은 이 과정을 명확히 완료하면 혼란을 크게 줄일 수 있습니다.

둘째로 업무를 정확하게 파악하라. 이 역시 가장 기본적인 과정임에도 직설적인 표현을 자제하고, 반복해서 질문하는 것을 결례로 여기는 우리나라의 문화적 특성 때문에 간혹 제대로 되지 않을 때가 있습니다. 이럴 때는 문서나 이메일, 메신저 등 가능한 활자화된 형태로 업무사항을 전달받 는 것이 좋습니다. 이를 검토한 후 다시 한 번 정도의 확인만 거치면 대체로 정확한 파악이 가능해집니다.

세째로 혼자 할 일과 협조를 구해야 할 일을 구분하라. 모든 일을 혼자서 다 처리할 수는 없는데, 이 경우 협조를 먼저 부탁하고 나서 혼자 할 수 있는 일을 처리하는 것이 좋습니다. 보통 다른 사람에게 무언가를 부탁하는 일은 꺼려지기 때문에, 당장 시작하기 쉬운 혼자 할 수 있는 일을 먼저 하는 경우가 많습니다. 하지만 부탁받은 일을 자신의 일 처럼 처리하기는 힘들다는 점을 고려할 때 협조를 구해야 할 사람에게 더 오랜 시간을 주는 것이 상대에게 배려가 될 뿐만 아니라, 업무 면에서 효율 적이기도 합니다. 대개 도움을 받은 일이라 해도 마무리는 본인이 해야 하기 때문입니다.

네째로 본인이 습관적으로 미루는 일의 유형을 파악하라. 누구나 본능적으로 꺼리는 일이 있습니다. 누군가는 정리하는 것을 싫어하고, 누군가는 문서작성을 싫어합니다. 그렇다면 본인 이 꺼려서 습관적으로 미루는 일이 주로 어떤 것들인지 파악하고 이를 먼저 해결하는 것이 좋습니다. 정 직접 하기 힘들다면 동료 나 전문가의 도움을 받는 것도 좋은 방법입니다. 중요한 것은 먼저 꺼려지는 일의 해결책을 마련해야 다른 일도 마음 편하게 더욱 잘할 수 있다는 사실입니다.

다섯째로 매일 완료해야 할 미션을 정하라. 큰 비전에 따라 큰 목표를 세우고 그에 맞춰 장기, 중기, 단기별로 기간별 계획을 세워야 한다는 것은 누구나 다 아는 사실입니다. 여기서 한 가지 팁을 덧붙이자면, 날마다 완료해야 하는 일일계획(Daily Plan)을 세우고 실천 하라는 것입니다. 하루의 목표달성이 결국 한 달, 일 년, 평생의 목표달성을 이루어 냅니다. 일일계획은 지나치게 한계까지 몰아붙이는 방식보다, 중장기 목표를 조금 앞당겨 실현시키겠다는 의지가 반영된 정도가 적당합니다. 원래 계획보다 조금 앞서가고 있다는 느낌만으로도 성장에 큰 탄력을 받을 수 있습니다.

여섯째로 동료와 소통하라. 처리할 일이 많을 때는 바쁘다는 이유로 소통에 소홀하기 쉽습니다. 그러다가 조금 시간여유가 생기면 잠시 일 이야기를 쉬고 싶은 것이 사람 마음입니다. 하지만 함께 일하는 동료와의 소통은 큰 그림의 작은 부분을 놓치지 않게 해 줍니다. 또한 평소 골머리를 앓고 있던 문제해결의 실마리를 발견하게 되기도 합니다. 그리고 내가 도움을 줄 수 있는 일과 도움 받을 만한 일을 파악할 수 있습니다. 여기에 더해 위로와 동기부여를 얻을 수도 있습니다.